11 простых правил эффективного управления e-mail

Электронная почта прочно заняла центральное место в нашей жизни, как дома, так и на работе. В 1996 году я познакомился с компьютерами, у которых были цветные мониторы и отправил свой первый e-mail. Сегодня электронная почта для меня является основным рабочим инструментом. На втором месте идут социальные сети, но они пока отстают.

Хоте электронная почта предназначена для того, чтобы оптимизировать работу людей, я заметил, что у многих эффективность падает. Вы замечали, что проверяете свой электронный ящик через каждые 5 минут? Вы тратите много времени на поиск нужного вам письма? Вы тратите много времени на написание писем с похожими характеристиками и текстом?

Если вы хотя бы на один ответ сказали “Да”, то я вас поздравляю — вы не одиноки. Я тоже прошел через это несколько лет назад. По результатам организации своей работы с электронной почтой был написана эта статья. Она поможет другим более эффективно организовать свою работу с электронной почтой и избежать ошибок, которые я делал.

11 советов для оптимизации ваших навыков работы с электронной почтой

1. Работайте с электронной почтой один раз в день

Даже если я проверяю свою электронную почту несколько раз в день, я никогда не обрабатываю письма сразу же после их получения. У меня выделено время для их обработки: рано утром или вечером.

Выделите время для обработки электронных писем (1 час, 30 минут в день) и занимайтесь в это время только чтением писем и подготовкой ответов. Перед началом работы расставьте приоритеты и выделите те письма, которые необходимо обработать в первую очередь. Если вы не справитесь со всеми письмами за отведенный промежуток времени, продолжите работу завтра в выделенное для этого время.

Что даст вам выполнение этого правила? Ваша эффективность возрастет в разы! Это следствие “состояния потока”, в котором вы будете обрабатывать письма,не отвлекаясь на другие дела.

2. Выделите 20% важных e-mail

Не все электронные письма имеют одинаковую важность и значение для вас и вашего бизнеса. Я люблю правило Парето 20/80, которое применимо к любой области нашей жизни. Это правило гласит, что 80% результатов нам дает 20% наших усилий. Поэтому мы должны работать над 20% важных писем, а не стараться обработать все, которые находятся в почтовом ящике.

Для меня 20% писем — это письма от участников моих тренингов; клиентов, с которыми мы работаем в коучинге; читателей моих статей и книги Утекают деньги? Построй свою плотину! Среди этих писем также находятся сообщения от моих близких друзей. Все остальные сообщения находятся в оставшихся 80%.

Для писем из 20% выборки действует правило немедленного ответа или, в случае поиска дополнительной информации, правило ответа в течение 1-3 дней. На все остальные письма я отвечаю по мере появления свободного времени.

3. Создайте папки “Ответить в день XXX”

Иногда письма не требуют немедленного ответа, но на них нужно ответить к конкретному дню или дате. Тогда вы можете создать папки Ответить в Пн (Ответить в понедельник), Ответить в Ср (Ответить в среду) и т.д. Это позволит вам в выделенные дни недели заниматься только этими письмами.

4. Осознайте факт: вы не обязаны отвечать на каждый e-mail

Независимо от того, что вы думаете, вы не обязаны отвечать на каждое письмо. Иногда отказ от возможности ответить и является ответом для человека, приславшего вам е-mail.

Оценивайте ценность вашего ответа и затраты времени на ответ. Если ваш ответ не несет никакой ценности для вас или для человека, который инициировал общение — может имеет смысл оставить письмо без ответа?

5. Подготовьте шаблоны писем

Подготовьте шаблоны для писем, которые вы отправляет часто. Как пример, это могут быть:

1. Письма с благодарностью за что-то;
2. Письма с обратной связью на продукт/услугу;
3. Запрос на предоставление информации;
4. Запрос на оценку вашей статьи, книги
5. Другие важные для вас варианты.

Вы всегда можете внести изменения в шаблон, чтобы письмо выглядело оригинальным. Наличие шаблонов позволит вам сэкономить время при написании одних и тех же фраз.

6. Читайте письма, которые нужны в данный момент

В настоящее время я подписан на несколько рассылок по бизнесу, тайм-менеджменту, управлению изменениями в организации, коучингу и тренингам. Когда мне приходят письма рассылки,я не удаляю их, а даю команду Gmail архивировать письма под разными ярлыками. Я точно знаю, что в письмах есть важная информация, но она не нужна мне в настоящий момент. Сейчас я использую около 20 ярлыков для организации информации.

Когда же читать такие письма? В тот момент, когда вам нужна информацию по той или иной теме.

7. Организуйте ваши e-mail в категории

Папки (или ярлыки, если вы используете Gmail) отличный способ организации вашей электронной переписки.

Первое правило: используйте понятные названия для папок/ярлыков. Если вы работаете над проектом — создайте папку/ярлык с названием проекта и складывайте все e-mail по этому проекту туда.

Второе правило: создавайте иерархическую структуру папок/ярлыков. Как пример, я использую ярлык Бизнес для первого уровня и ярлыки Фриланс, Тренинг, Коучинг для второго уровня.

Также применяйте фильтры для организации ваших e-mail в категории.

8. Использование фильтров для организации e-mail

Фильтры помогают вам автоматически организовывать входящую почту. При работе с фильтрами необходимо придерживаться двух простых правил:

1. Настроить правила, на которые проверяются входящие письма;
2. Настроить действие, которое надо выполнить, если письмо подошло по параметрам фильтра.

Как пример, мой почтовый ящик на Gmail собирает почту с других электронных адресов и автоматически присваивает им ярлыки с названием почтового ящика. Кроме того, рассылки писем также автоматически помечаются как прочитанные и архивируются.

Умелое использование фильтров позволяет мне уменьшить время на администрирование электронной почты и заниматься важными делами.

9. Применяйте правило 1 минуты, когда отвечаете на e-mail

Если для ответа на письмо требуется небольшое количество времени, сразу же отвечайте и архивируйте входящее письмо вместе с вашим ответом. Не сидите над письмом часами — только потеряете время. Если не знаете, что ответить — переложите письмо в папку/ярлык Ответить в день XXX. Это позволит вам продолжить отвечать на другие письма и появится время для обдумывания ответа на данное письмо. Применение этого простого правила позволит вам обрабатывать большое количество информации за короткое время.

10. Ограничьте время для работы с электронной почтой

Наравне с правилом 1 минуты, ограничение общего времени работы с электронной почтой повысит вашу эффективность. В следующий раз, когда вы работаете с почтой, фиксируйте время начала и окончания работы. Оцените как долго вы читаете письма, сортируете их и отвечаете адресатам. А затем ответьте на вопрос: какую часть времени (из зафиксированного) вы провели с пользой?

Поэтому ограничьте себя во времени и работайте максимально эффективно. Думаю, что с первого раза это будет очень трудно сделать. Но практика, практика и еще раз практика, помогут вам значительно повысить эффективность при соблюдении этого простого правила.

11. Отпишитесь от рассылок, которые вы не читаете

Если вы являетесь активным пользователем Интернет,то скорее всего подписаны на большое количество рассылок, которые были интересны вам в момент подписки. Найдите время и честно ответьте себе на вопрос: Нужна ли мне представленная в рассылке информация? Буду ли я ей пользоваться? И если ответ нет — удаляйте себя из подписчиков. Это позволит вам освободить свое время и жизнь от ненужного вам хлама.

[ Кстати, если вам нравится пост — поделитесь с друзьями. Мне нравится такая форма комплимента 😉 ]